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Update: Coronavirus

Update: Coronavirus

FAQ zu Kontrollen bei der Kurzarbeit

Stand: 22.02.2021

Mitte Februar 2021 kündigte Arbeitsminister Kocher die Verlängerung der Corona-Kurzarbeit um weitere drei Monate bis Ende Juni 2021, an. Alle Betriebe, die das Modell anwenden, können jederzeit Besuch der Finanzpolizei bekommen, die im Rahmen der COVID-19--Maßnahmenpakete auch mit Prüfungsaufgaben im Zusammenhang mit dem Missbrauch von Covid-19 Förderungen (z.B.: Kurzarbeit sowie weitere Maßnahmen) betraut wurde.  

Diesbezüglich treten auf Unternehmerseite einige Fragen auf, insbesondere dazu, wie man sich auf eine solche Kontrolle des gelebten Modells der Kurzarbeit (KUA) bestmöglich vorbereiten können.

Wer darf eine solche Kontrolle durchführen?

Das zuständige Organ für die Durchführung dieser Kontrollen ist die Finanzpolizei, die eines der vier Geschäftsbereiche des Amtes für Betrugsbekämpfung (ABB) ist, welches nunmehr ab 1.1.2021 für das gesamte Bundesgebiet tätig werden soll. Die Finanzpolizei als Organ der Abgabenbehörde wird neben Steueraufsichts-, Einbringungs- und Abgabensicherungsmaßnahmen auch zur Vermeidung des Missbrauchs von Covid-19 Förderungen tätig.

Da zu den Aufgaben der Finanzpolizei ohnehin schon u.a. die Feststellung illegal beschäftigter Arbeitnehmer, die Kontrolle der ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abfuhr aller lohnabhängigen Abgaben oder die Kontrolle der Einhaltung der versicherungs- und melderechtlichen Bestimmungen des ASVG gehören, ist die KUA-Kontrolle nur eine Erweiterung desselben Spektrums. Eine Rechtsgrundlage dieser verstärkten Kontrollen ist das Bundesgesetz über die Prüfung von Förderungen des Bundes aufgrund der COVID-19-Pandemie (kurz: CFPG). Darüber hinaus kontrolliert auch die Finanzpolizei die Einhaltung der Bestimmungen der Kurzarbeit nach § 37b Abs. 7 AMSG.

Wann finden solche Kontrollen statt?

Die meisten Kontrollen durch die Finanzpolizei finden unangekündigt statt. Die Beamten erscheinen während der Bürozeiten und haben ein Betretungsrecht, um unmittelbar vor Ort tätig werden zu können. 

Was darf die Finanzpolizei im Rahmen einer Kontrolle tun?

Laut dem Organisationshandbuch der Finanzverwaltung unterliegen die Mitglieder der Finanzpolizei einer Reihe von Verhaltensregeln, wie beispielsweise:

  • Kontrollmaßnahmen müssen geeignet, erforderlich und angemessen sein. 
  • Die Finanzpolizei hat das Einsichtsrecht in Unterlagen, darf Auskunftsersuchen stellen und Identitäten feststellen. Ihr Betretungsrecht umfasst aber nicht das Recht zur aktiven Durchsuchung Räumlichkeiten (Kästen dürfen nicht geöffnet, Ordner nicht eingesehen werden, etc.). Dies gilt folglich auch für elektronischer „Ordner“ am Computer. Es ist daher z.B.: nicht vorgesehen, dass sich ein Beamter auf den Arbeitsplatz eines Personalverantwortlichen setzt und sich am Computer Inhalte von Laufwerken etc. ansieht.
  • Es besteht kein Betretungsrecht von Wohnräumen (außer, diese werden auch für berufliche Zwecke genützt) und es besteht die Pflicht zur Schonung der Privatsphäre. 
  • Auf in den Betriebsräumlichkeiten anwesende Personen (z.B.: Gäste, Kunden) ist Rücksicht zu nehmen. 
  • Sachliche und möglichst emotionsfreie Durchführung der Erhebungen und Ermittlungen wird erwartet.
  • Hygiene-, Sicherheits- und sonstige Gefahrenschutzmaßnahmen sind zu beachten (Corona!). 

Wie reagiert man auf das Erscheinen der Finanzpolizei?

Das beste Vorgehen ist von Ruhe und Hausverstand gekennzeichnet. Jedes Unternehmen hat im Idealfall ohnehin eine laufende und gesetzmäßige Dokumentation zu den Mitarbeitern, ihrem Aufenthaltsstatus, den Dienstverträgen und den Arbeitszeiten. Nach dem Eintreffen der Kontrollorgane empfiehlt es sich, nach der Identität (Ausweis) des Einsatzverantwortlichen und der Rechtsgrundlage des Erscheinens zu fragen. Dokumentieren Sie diese Daten. Geben Sie die Daten der/des Verantwortlichen des Unternehmens ebenso bekannt. 

Idealerweise sollte im Vorfeld ein Drehbuch dieses Szenarios erarbeitet werden, sodass die Besucher in einen geeigneten Raum für eine erste Besprechung mit einem dafür vorgesehenen und vorbereiteten Verantwortlichen des Unternehmens begleitet werden. 

Kooperationsbereitschaft und ein strukturiertes Vorgehen halten die Kontrolle kurz und sorgen für eine konstruktive Stimmung. In den relevanten Abteilungen sollten die Unterlagen griffbereit zur Verfügung stehen. Jene Unterlagen in Zusammenhang mit den in die KUA einbezogenen Mitarbeitern, nach denen gefragt wird, sind vorzulegen. Sollten die Beamten Unterlagen mitnehmen wollen, fertigen Sie die entsprechenden Kopien (Hardcopy oder Datenträger) an. 

Beantworten Sie alle Fragen nach bestem Wissen – allerdings genügt es zu antworten, wenn entsprechende Fragen tatsächlich gestellt werden. Am Ende der Amtshandlung sollte eine Niederschrift die erfolgten Schritte und die eingesehenen bzw. übergebenen Daten protokollieren. Lassen Sie vor der Unterfertigung mit der Durchsicht des Dokumentes Zeit, teilen Sie Änderungswünsche mit, wenn dies inhaltlich angebracht ist und fertigen Sie eine Kopie des Dokumentes für Ihre Unterlagen an.

Welche Unterlagen sind für eine allfällige Kontrolle bereitzuhalten?

Die bewährten Vorgaben hinsichtlich der Aufbewahrung von Unterlagen haben sich im Vergleich zu den Bestimmungen, die zuletzt iZm dem Lohn- und Sozialdumping-Gesetz eingeführt wurden, nicht geändert. Diese Vorgaben werden vom Kontrollorgan auch im Hinblick auf die Kontrollen von Kurzarbeit herangezogen. Lediglich die Liste der Unterlagen hat sich um einige KUA-spezifische Dokumente erweitert, insbesondere:  

  • Antrag auf Gewährung der Kurzarbeitsbeihilfe samt entsprechender Bewilligung und Föderungsmitteilung vom Arbeitsmarktservice (AMS)
  • Nachweis für die allfällige Inanspruchnahme einer Verlängerung (hier muss zwischen der aufrechten Periode der Kurzarbeitsbeihilfe und der Nachfrist unterschieden werden)
  • Unterfertigte Sozialpartnervereinbarungen abgeschlossen mit dem Betriebsrat oder KUA-Einzelvereinbarungen mit den jeweiligen Mitarbeitern 
  • Durchführungsberichte für das AMS samt etwaigen Rückmeldungen des AMS
  • Monatliche Abrechnungen an das AMS (in denen auch die entsprechenden Arbeitszeitangaben inkludiert sind).

Darüber hinaus ist es empfehlenswert, allgemein erforderlichen Unterlagen im Hinblick auf den Mitarbeiterstand bereitzuhalten; wie z.B.:

  • Aktuelle MitarbeiterInnenliste;
  • Dienstzettel, Dienstverträge der MitarbeiterInnen;
  • Anmeldungen zur Sozialversicherung;
  • Arbeitszeitaufzeichnungen
  • Unterlagen, die für die Branche des jeweiligen Unternehmens spezifisch sind.

Wie lange sind diese Nachweise aufzubewahren?

Bei der Inanspruchnahme der Kurzarbeitsbeihilfe handelt es sich um einen Förderungsvertrag. 

Nach der Bundesrichtlinie zur Kurzarbeitsbeihilfe (KUA-COVID-19) sowie nach den allgemeinen Grundsätzen zur Abwicklung von Förderungs- und Werkverträgen haben die – Unternehmen als Förderungsnehmer sämtliche Unterlagen zum Nachweis der rechtmäßigen Inanspruchnahme der Kurzarbeitsbeihilfe für einen Zeitraum von 10 Jahren ab dem Ende des Jahres der Auszahlung der gesamten Förderung sicher und geordnet aufzubewahren. 

Eine solche Aufbewahrung kann auch auf Datenträgern geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.

Welche Sanktionen drohen, wenn ein Unternehmen die Vorgaben der Bundesrichtlinie zur Kurzarbeitsbeihilfe (KUA-COVID-19) nicht einhält?

Die Nichteinhaltung der in der Verpflichtungserklärung und Förderungsmitteilung festgelegten Bestimmungen kann - je nach Schwere der Abweichung- die teilweise oder vollständige Rückforderung der Förderung durch das AMS zur Folge haben.

Eine solche Sanktion kommt insbesondere dann in Betracht, wenn ein Unternehmen

  • den Beschäftigtenstand während der Kurzarbeit bzw. während der allenfalls zusätzlich vereinbarten Behaltefrist nicht aufrechterhält,
  • den zulässigen Höchstarbeitszeitausfall nicht beachtet, oder
  • nicht die Vorgabe befolgt, wonach für Lehrlinge mindestens 50% der Ausfallzeit für Aus- und Weiterbildung zu verwenden sind.

Wenn im Durchschnitt des Durchrechnungszeitraumes einen Arbeitszeitausfall von 20% (z.B.: aufgrund verbesserter Auftragslage von Krankenständen und von Urlaub) unterschritten wird, kommt es nicht zu einer Rückforderung der Beihilfe.

Können Unternehmen auch strafrechtlich belangt werden?

Wenn ein Unternehmer in den Unterlagen für die Inanspruchnahme der Kurzarbeitsbeihilfe unrichtige Angaben macht, kann er wegen Betrugs auch strafrechtlich belangt werden. Darüber hinaus kommt auch der Straftatbestand des Förderungsmissbrauchs in Betracht. 

Autoren:

Mag. Piroska Vargha, Rechtsanwältin und Head of Employment and Corporate Litigation bei LANSKY, GANZGER + partner
Mag. Andreea Muresan, Rechtsanwaltsanwärterin bei LANSKY, GANZGER + partner

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