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Update: Coronavirus

Update: Coronavirus

FAQ zur Abhaltung von Haupt- und Generalversammlungen sowie Sitzungen und Versammlungen der Gesellschaftsorgane im Hinblick auf das Coronavirus

Stand: 30.03.2020

Die Corona-Krise überschneidet sich aktuell gerade mit jenem Zeitraum, in dem bei Kapitalgesellschaften (insb. Aktiengesellschaften und GmbHs) Jahresabschlüsse erstellt, von etwaigen Gesellschafts-Gremien behandelt und letztendlich festgestellt werden müssen. Dabei handelt es sich zum Teil um von Gesellschaften zwingend einzuhaltenden Vorschriften.

Wie kann nun in Zeiten von Homeoffice und Kontaktbeschränkungen, die der physischen Abhaltung von entsprechenden Gremialsitzungen klar entgegenstehen, gerade diesen Regelungen Rechnung getragen werden?

Welche gesetzlichen Fristen müssen sowohl bei Aktiengesellschaften als auch bei GmbHs im Auge behalten werden?

Bei der Aktiengesellschaft hat die ordentliche Hauptversammlung (HV) in den ersten 8 Monaten des Geschäftsjahrs stattzufinden (§ 104 Abs. 1 AktG). Ebenso sind bei der GmbH die diesbezüglichen Beschlüsse innerhalb der ersten acht Monate jedes Geschäftsjahres zu fassen (§ 35 Abs. 1 Z 1 GmbHG). Zum Unterschied von der Aktiengesellschaft können diese Beschlüsse bei der GmbH allerdings auch in schriftlicher Form im Umlaufweg gefasst werden.

Diese Fristen wurden nun durch das 2. COVID-19-Gesetz auf 12 Monate verlängert (§ 2). Diese Regelung findet Anwendung für die Dauer von Maßnahmen, die zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 mit dem COVID-19-Maßnahmengesetz (BGBl I Nr. 13/2020) getroffen werden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, gilt demnach der 31. Dezember 2020 als Deadline.

Wie ist nun mit Fristen umzugehen, die in der jeweiligen Verfassung der Gesellschaft (zB.: Satzung, Geschäftsordnungen) verankert sind?

In einer großen Anzahl von Fällen sehen Satzungen ausdrücklich eine, zumeist 8-monatige, Frist für die jeweilige Abhaltung der ordentlichen HV bzw. ordentlichen GV vor. Diese Regelungen werden naturgemäß durch die genannte Bestimmung im 2. COVID-19-Gesetz nicht außer Kraft gesetzt.

Hier gelten wohl die zu der aktiengesetzlichen 8-monatigen Frist entwickelten Grundsätze: Beschlüsse in einer nach Fristablauf abgehaltenen HV sind weder nichtig noch anfechtbar, weil

diese Beschlussfassungen schlichtweg nicht unterbleiben können. Die Verspätung könnte grundsätzlich als Pflichtverletzung der verantwortlichen Verwaltungsmitglieder angesehen oder zu einer Verhängung von Zwangsstrafen gegen die säumigen Vorstandsmitglieder führen (§ 258 Abs. 1 AktG). Dies wäre im Einzelfall zu prüfen, erscheint aber bei Verspätungen aufgrund der Corona-Krise nicht sehr wahrscheinlich.

Oftmals sehen Satzungen oder Geschäftsordnungen für die Erledigung bestimmter Abschnitte im Vorfeld der ordentlichen Gesellschafterversammlung (insb. Vorlage des Jahresabschlusses an den Aufsichtsrat; Erstattung des Berichts des Aufsichtsrats an HV) bestimmte Fristen vor. Diese dienen im Wesentlichen zu deren Vorbereitung. Führen diesbezügliche „Fristüberschreitungen“ nicht zu einer „verspäteten“ Abhaltung der ordentlichen HV oder ist eine solche nicht darauf zurückzuführen, sind Haftungsfolgen oder Zwangsstrafen ebenfalls eher unwahrscheinlich; es kommt aber selbstverständlich auf den Einzelfall an.

Unter den genannten Gesichtspunkten empfiehlt es sich, solche „Verspätungen“ ausdrücklich in die Beschlussfassung über die Entlastung der Verwaltungsmitglieder aufzunehmen.

Kann eine einmal bereits anberaumte Hauptversammlung oder Generalversammlung verschoben oder abberaumt werden?

Wurde eine Anteilseignerversammlung bereits zu einem gewissen Termin anberaumt, kann es aufgrund der derzeitigen Situation durchaus sinnvoll erscheinen, diese zu verschieben bzw. abzuberaumen. Der Vorstand, der die Hauptversammlung grundsätzlich einberuft, hat auch die Schritte für eine allfällige Verschiebung bzw. Abberaumung zu setzen. Ein derartiges Vorgehen benötigt einen triftigen Grund – ein solcher liegt wohl aufgrund der derzeitigen Situation vor.

Bei der GmbH liegt die Initiative ebenso bei der Geschäftsführung als jenem Organ, das die Generalversammlung ursprünglich einberufen hat und somit die Versammlung wieder absagen kann.

Ist es möglich Versammlungen von Gesellschaftern oder Organmitgliedern ohne physische Anwesenheit abzuhalten?

Das Aktienrecht kennt schon bisher in einem bestimmten Ausmaß die Teilnahme an HVs durch elektronische Video- oder bloße Audioverbindungen sowie eine Stimmabgabe auf elektronischen Weg (§ 102 Abs. 3 Z 2 und 3 AktG). Deren Anwendung benötigt jedoch diesbezügliche Regelungen in der Satzung. Zahlreiche Geschäftsordnungen sehen bereits seit langem für den Vorstand bzw. die Geschäftsführung sowie den Aufsichtsrat die Möglichkeit der Abhaltung von Sitzungen im Wege Video- oder Telefonkonferenzen vor.

Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern einer Kapitalgesellschaft sollen nun durch das 2. COVID-19-Gesetz (generell) auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer

durchgeführt werden können. Diese Regelung gilt wiederum für die Dauer von Maßnahmen, die zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 nach dem COVID-19-Maßnahmengesetz getroffen werden.

Nähere Vorschriften für eine derartige – nicht physisch abzuhaltende – Hauptversammlung werden nach Maßgabe einer von der Bundesministerin für Justiz noch zu erlassenden Verordnung festgelegt werden. Diese Verordnung liegt noch nicht vor.

Die Abhaltungs- und Teilnahme-Modalitäten werden jedenfalls so ausgestaltet sein müssen, die Beurkundung der Versammlung durch einen Notar zu ermöglichen. Bei der Aktiengesellschaft ist dem generellen diesbezüglichen Erfordernis (§ 120 Abs. 1 AktG) Genüge zu tun; bei der GmbH geht es darum, ohne physische Anwesenheit auch Beschlussfassungen über Gesellschaftsvertragsänderungen, Kapitalmaßnahmen, Umgründungen und ähnliches zu ermöglichen, die ebenso einer notariellen Beurkundung bedürfen (§ 49 Abs. 1 GmbHG).

Wie diese Regelungen konkret aussehen werden, kann jedoch noch nicht beantwortet werden. Wir halten Sie hierzu auf dem Laufenden.

Autor:

Mag. Ronald Frankl, Managing Partner, Head of Corporate, M&A and Capital Markets und Head of Blockchain and Cryptocurrencies bei LANSKY, GANZGER + partner

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