Lansky

Durch die seit dem Frühjahr 2020 herrschenden Kontaktbeschränkungen ist vielen Unternehmen die praktische Relevanz von digitalen bzw. kontaktlosen Verträgen bewusst geworden. Kein Wunder, dass die Nachfrage nach einer diesbezüglichen Software stark ansteigt. 

Mit der Erstellung sowie dem Abschluss von Verträgen jeglicher Art verbinden die meisten Unternehmen und Privatpersonen nach wie vor ein physisches Dokument, das von allen Vertragsparteien auf der Originalausfertigung unterzeichnet wird. Doch schon seit längerer Zeit gibt es unterschiedliche Anbieter von E-Signaturverfahren bis hin zu Vertragsabschlüssen via Blockchain. Denn auch nach der Erstellung und Unterzeichnung des Vertrags hört das Vertragsmanagement nicht auf. In den meisten Fällen bedarf es einer kontinuierlichen Verwaltung des Vertrags über dessen gesamte Laufzeit, um beispielsweise laufende Zahlungen sowie Leistungen zu verwalten. Die Digitalisierung von Verträgen endet daher nicht mit der digitalen Signatur des Vertragsdokuments. Zudem können vor allem Unternehmer mittels digitaler Verträge und umfassender Vertragsverwaltungssysteme eine Vielzahl an Vorteilen lukrieren. 

Die Schaffung einer zentralen Vertragsdatenbank, in der sämtliche Verträge des Unternehmens mit einem Klick abrufbar sind, sowie die automationsunterstützte Analyse zur Verbesserung von künftigen Vertragsprozessen sind nur einige von vielen weiteren Vorteilen. Zusammenfassend können sämtliche Geschäftsprozesse dadurch noch stärker automatisiert werden, als dies bisher in den meisten Unternehmen der Fall war. Aber auch für Privatpersonen birgt die Digitalisierung von Verträgen diverse Vorteile. So ermöglicht es etwa die Smartphone-App „pia – Prove It All“ jeder Privatperson, Verträge und Protokolle einfach und rechtssicher am Smartphone mittels Blockchain-Zeit-Zertifizierung zu erstellen und abzuschließen. Es ist jedenfalls zu erwarten, dass aufgrund der derzeitigen Pandemie sowie der stetig voranschreitenden Technologisierung die Produktpalette an digitaler Vertragsmanagement-Software in Zukunft immer größer und umfangreicher werden wird. 

Datenschutz 

Sobald jedoch Vertragsdokumente personenbezogene Daten enthalten und digitalisiert gespeichert (und somit auch automatisiert verarbeitet) werden, fallen diese im Gegensatz zu physischen Vertragsdokumenten auf Papier grundsätzlich unter die Anwendung der DSGVO. In diesem Zusammenhang sind daher jedenfalls die Regelungen und Vorschriften der DSGVO zu beachten. Dazu gehört unter anderem das zwingende Erfordernis einer Verarbeitungsgrundlage nach Art 6 DSGVO. 

Zu erwähnen sind insbesondere auch die Transparenz- und Informationspflichten nach Art 12 und 13 DSGVO sowie die allgemeinen Grundsätze nach Art 5 DSGVO. Dabei handelt es sich jedoch lediglich um einen Teil der gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO und keinesfalls um eine abschließende Aufzählung. 

Auch der österreichische Gesetzgeber hat bereits reagiert und das Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG) erlassen. Dieses Gesetz regelt sämtliche Bestimmungen betreffend elektronische Signaturen und elektronische Siegel. In der Praxis besonders wichtig ist die qualifizierte elektronische Signatur nach § 4 Abs. 1 SVG, welche die rechtlichen Erfordernisse der Schriftlichkeit erfüllt. Eine qualifizierte elektronische Signatur hat grundsätzlich die gleiche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie ist daher auch geeignet, die Unterschriften im Zuge einer Vertragsunterzeichnung zu ersetzen. Ausnahmen hiervon bilden unter anderem letztwillige Verfügungen und notarielle Beglaubigungen bzw. Notariatsakte. 

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